東莞貨代進(jìn)出口操作流程
訂艙
1.客戶向貨代訂艙(訂艙必須顯示：托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船名/航次或船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型、柜量、運(yùn)費(fèi)條款、托運(yùn)人的簽字、蓋章)
2.客服人員收到訂艙單后，需確認(rèn)訂單
到付貨fob/exw/fca：跟國(guó)外確認(rèn)
預(yù)付貨：sales(預(yù)付貨)跟客戶核對(duì)運(yùn)價(jià)，在確認(rèn)后由sales在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再根據(jù)自編的s/o號(hào)向相應(yīng)船公司訂艙。
3.客服人員需跟船公司確認(rèn)艙位。訂艙完畢后，客服人員應(yīng)及時(shí)將資料輸入公司內(nèi)部系統(tǒng)
4.制作對(duì)應(yīng)的操作通知單，注明與訂艙信息相符的信息，發(fā)送給客戶，以便客戶安排好貨物及單據(jù)的遞送。
進(jìn)倉(cāng)：進(jìn)倉(cāng)通知單
拖卡：拖卡裝箱通知單
自拉自報(bào)：自拉自報(bào)協(xié)議書
*exw/fca：由客人提供提貨通知書，貨代安排車隊(duì)去提貨送倉(cāng)
進(jìn)倉(cāng)、拖車、自拉自報(bào)→報(bào)關(guān)
1.客戶行為
①進(jìn)倉(cāng)：
客戶收到進(jìn)倉(cāng)通知單后，在確認(rèn)內(nèi)附信息無(wú)誤可以進(jìn)倉(cāng)后，需按照進(jìn)倉(cāng)單上的時(shí)間地址準(zhǔn)時(shí)進(jìn)倉(cāng)。報(bào)關(guān)資料需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)寄送到貨代處，以便貨代安排報(bào)關(guān)。
②拖卡：
客戶如需貨代安排拖卡報(bào)關(guān)，需在接收到貨代提供的拖卡裝箱通知單后進(jìn)行確認(rèn)，如確認(rèn)無(wú)誤后需將安排拖卡的相關(guān)信息(拖卡時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人、裝箱數(shù)據(jù))正確無(wú)誤地補(bǔ)充到通知單內(nèi)，回傳給貨代。同時(shí)，需將報(bào)關(guān)資料準(zhǔn)備齊全在貨代規(guī)定的時(shí)間內(nèi)寄送到位。
③自拉自報(bào)：
客戶如需自拉自報(bào)，請(qǐng)?jiān)诖_認(rèn)好貨代提供的自拉自報(bào)協(xié)議書上的相關(guān)訂艙及費(fèi)用信息后，將自拉自報(bào)協(xié)議書簽名蓋公章先掃描回傳貨代，再在收到貨代關(guān)于船公司已放艙的通知后，憑自拉自報(bào)協(xié)議書正本簽字蓋章原件到貨代處領(lǐng)取箱單后自行安排裝箱進(jìn)港，并在船公司規(guī)定的截單時(shí)間內(nèi)告知箱封號(hào)等信息給到貨代。另報(bào)關(guān)也由客戶自行安排其他貨代或報(bào)關(guān)行進(jìn)行辦理。
2.貨代行為
①進(jìn)倉(cāng)：
在客戶貨單均到的情況下安排出運(yùn)：整柜貨，通知倉(cāng)庫(kù)提箱裝箱安排進(jìn)港，接收倉(cāng)庫(kù)提供的箱封號(hào)進(jìn)行截單;拼箱貨，轉(zhuǎn)交客服進(jìn)行拼箱信息(順序、箱型、是否安排裝箱等)確認(rèn)，通知倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行提箱裝箱進(jìn)港，接收倉(cāng)庫(kù)提供的箱封號(hào)進(jìn)行截單。報(bào)關(guān)資料移送報(bào)關(guān)行進(jìn)行審單，告知預(yù)安排報(bào)關(guān)時(shí)間。
*貨代確認(rèn)客戶到單到貨情況須知：
⑴貨物進(jìn)倉(cāng)情況：
已入倉(cāng)：
需確認(rèn)貨物與客人訂艙數(shù)據(jù)是否相符，跟倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)貨物是否有存在破損變形油污等情況。如有發(fā)生破損等情況，需跟客戶確認(rèn)。確認(rèn)能出運(yùn)的，需讓客戶提供相應(yīng)的保函;不能出運(yùn)的，請(qǐng)配合客戶進(jìn)行返工行為。(到付貨fob原則上需跟國(guó)外進(jìn)行確認(rèn)是否能出運(yùn)，預(yù)付貨需跟客戶進(jìn)行確認(rèn))
未入倉(cāng)：
需立刻跟客戶進(jìn)行確認(rèn)是否出運(yùn)，如仍需出運(yùn)，需告知客戶最晚截止送單送貨時(shí)間。同時(shí)通知客服，由客服來(lái)確認(rèn)是否等該客戶的貨。
⑵報(bào)關(guān)資料接收情況：
已接收：
做好登記、整理、存檔工作，與客戶訂艙的信息進(jìn)行基本數(shù)據(jù)核實(shí)，并查看資料是否齊全。提前移交至報(bào)關(guān)行進(jìn)行審單(尤其是需要進(jìn)行商檢的單子，需提早交到報(bào)關(guān)行進(jìn)行商檢換單)
未接收：
需立刻跟客戶進(jìn)行確認(rèn)單據(jù)寄送到位的時(shí)間，并確認(rèn)是否有商檢等特殊情況。如無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)寄送到，應(yīng)由客戶提供正確完整的掃描件到我司，正本在報(bào)關(guān)日當(dāng)天之前務(wù)必送到報(bào)關(guān)行。
②拖卡：
在收到客戶回傳的拖卡裝箱通知書后，根據(jù)客戶提供的信息以及所安排船期的截單進(jìn)港時(shí)間通知合作車隊(duì)安排提箱、拖卡裝箱、進(jìn)港等操作。并在車隊(duì)進(jìn)行安排后告知客戶前往拖卡的車隊(duì)信息以便客戶進(jìn)行核對(duì)。在車隊(duì)提到箱子后，貨代根據(jù)車隊(duì)提供的箱封號(hào)等信息進(jìn)行截單。
報(bào)關(guān)資料移送報(bào)關(guān)行進(jìn)行審單，告知預(yù)安排報(bào)關(guān)時(shí)間。
③自拉自報(bào)：
貨代只需根據(jù)客戶提供的艙單信息進(jìn)行截單，在船公司規(guī)定的截單時(shí)間內(nèi)將內(nèi)容填寫完整且正確的艙單發(fā)給船公司，并確保船公司已接收。
報(bào)關(guān)事項(xiàng)由客戶自行安排。
單證確認(rèn)→費(fèi)用→簽單→歸檔
1.單證確認(rèn)：
在客戶到單到貨并且已有初步出運(yùn)信息后，貨代單證需根據(jù)客戶之前提供的訂單進(jìn)行提單相關(guān)信息錄入工作，及時(shí)發(fā)送至客戶進(jìn)行確認(rèn)，直到確認(rèn)完畢。
注：簽單后客戶要求修改提單，貨代需視情況加收費(fèi)用。
2.費(fèi)用：
確認(rèn)出運(yùn)后，貨代需制作費(fèi)用，發(fā)送到客戶處由客戶進(jìn)行確認(rèn)開票事宜。在客戶確認(rèn)后，貨代開具發(fā)票寄送至客戶以便其付款買單。特殊費(fèi)用的需跟客服/sales進(jìn)行確認(rèn)。
3.簽單
①貨代提單：
貨代在跟船公司確認(rèn)好離港信息后，單證需將確認(rèn)完畢的提單簽出，在客服確認(rèn)無(wú)誤并且簽字后上交財(cái)務(wù)保管。財(cái)務(wù)在確認(rèn)收到客戶付款后將提單蓋章后，將提單退到單證手中，由單證寄送給客人或幫客戶安排電放。
注：客戶要求電放的提單需收到客戶提供的電放保函正本、電放費(fèi)和提單正本后方能安排電放
②海運(yùn)提單：
海運(yùn)提單由船公司簽出，貨代在收到船公司的海運(yùn)提單后：正本提單，需將其中一正一副留底歸檔，剩下兩正兩副需正本寄出到國(guó)外代理;電放提單，需出具電放保函到船公司以便船公司安排電放給貨代;seaway bill，只需將seaway bill跟貨代提單一起歸檔轉(zhuǎn)交客服進(jìn)行下一步操作即可。
4.歸檔
客服在收到船公司的海單文件后，整理好與這票單子相關(guān)的海運(yùn)費(fèi)用、貨代提單信息進(jìn)行整合后掃描存檔，掃描件發(fā)送至國(guó)外。另需將該票單子進(jìn)行關(guān)閉歸檔。
其他
1.如由貨代安排拖車/進(jìn)貨代倉(cāng)庫(kù)的并且由貨代安排報(bào)關(guān)的貨物，貨代操作應(yīng)在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜，并在免堆期內(nèi)安排進(jìn)港，避免產(chǎn)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、改船費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并做好登記。
2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認(rèn)，在確認(rèn)所有發(fā)生費(fèi)用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。
3.提單繕制注意事項(xiàng)：
①提單的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，必要的信息不可留空，包括：shipper、consignee、notify party、vsl’s name/voy、pol、pod、place of delivery、marks、cargo description、cntr no./seal no.,delivery agnet 等。
②提單表面應(yīng)清潔，避免過(guò)多涂改，一份提單最多不可超過(guò)3個(gè)更正章。一些重要的項(xiàng)目，比如件毛體數(shù)據(jù)、品名、船名/航次、箱封號(hào)等不可更改。切記報(bào)關(guān)單、提單、艙單三單上的品名、件毛體數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)須保持一致。
③客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容(比如船級(jí)社、船齡的要求)應(yīng)與相關(guān)船公司核實(shí)確認(rèn)。
④原則上不能同意客戶倒簽提單的要求。
⑤海運(yùn)提單原則上歸貨代所有，不能提供給客戶海運(yùn)提單，出給客戶的提單是由貨代提供(客戶要求出直單的情況除外)。
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